Es ist schon eine Überlegung wert so ein papierloses Büro. Eine reizvolle Vorstellung, keine Aktenordner mehr, keine tausend Seiten Papier, die man irgendwo noch einordnen muss, immer ein aufgeräumter Schreibtisch. Am Besten wäre es, wenn wir überhaupt keine Briefe mehr bekämen, sondern nur noch e-Mails mit durcksuchbare PDF dateien als Anhang. Das wäre ein Traum – ja, ein Traum, denn wenn man genau darüber nachdenkt, ist das nicht zu realisieren.

Ich kenne durchaus Menschen, die behaupten, sie hätten das papierlose Büro. Ich werde es mir irgendwann einmal anschauen und wehe ich finde nur einen einzigen Post-it. 

Warum ist nun das Papierlose Büro nicht zu verwirklichen? Nun, man bekommt täglich neue Post und das nicht per e-Mail sondern per gelber Post im Briefumschlag. Um diese zu digitalisieren benötigt man Equipment wie Scanner und im Zweifelsfall noch ein PDF Maker der in der Lage ist ein durchsuchbares PDF zu erstellen. Schon das stellt viele Menschen die sich Kauffmann/-frau für Bürokommunikation nennen vor unlösbare Aufgaben, weil sie kaum in der Lage sind ihren Rechner anzuschalten, geschweige denn e-Mails zu verschicken. – nein ich übertreibe nicht, denn es begegnet mir täglich wieder in meinem Arbeitsumfeld, dass die grundlegendsten Dinge am PC nicht beherrscht werden von Menschen, deren tägliches Arbeitsgerät der PC ist. Ein weiterer Aspekt der Unmöglichkeit ist, dass man es in einem Büro bei der täglichen Arbeit nicht umgehen kann, etwas aufzuschreiben – und schon benötige ich Papier. Gut, man kann argumentieren, dass es heute Möglichkeiten gibt, direkt in den PC zu schreiben, aber wie weit verbreitet ist das?

Das größte Problem und eine Gefahr des papierlosen Büros sehe ich allerdings nicht in der technischen oder menschlichen Durchführbarkeit des Vorhabens sondern in der Tatsache an sich, dass das papierlose Büro abhängig ist von einem ständig funktionierenden PC, einer sicheren Datenspeicherung und vom Strom, ohne den diese Technik nun mal nicht funktioniert. Was tun wir nun also, wenn wir wirklich ein papierloses Büro haben? Wir müssen mehrere Datenbackups machen, damit wir das Risiko des kompletten Datenverlustes durch defekte Speichermedien minimieren. Die Aufbereitung der Daten und die dazu benötigte Software sollte die rasante technische Entwicklung der nächsten Jahrzehnte mitmachen, das heißt im besten Fall regelmäßig updates initiieren. was aber, wenn die Software einmal nicht mehr weiter entwickelt wird und wir nun unsere alten Dateien nicht mehr lesen können? Nun gut, diese Probleme mögen beherrschbar erscheinen, was jedoch, wenn wir irgendwann in naher oder ferner Zukunft einmal keinen Strom haben, sei es, weil er aus irgend einem Grund ausgefallen ist oder Strom nicht mehr bezahlbar ist?

Fest steht eines, wir kommen nicht mehr an unsere Daten, wenn wir irgend ein technisches Problem haben und dann wird es schwierig mit dem papierlosen Büro. Vor allem dann, wenn es um wichtige Termine und Fristen geht, zu denen wir dann die notwendigen Unterlagen nicht parat haben. Außerdem gibt es keine eindeutige Rechtslage zum Thema rechtsgültige elektronische Unterschrift. Und wie steht es mit der Datensicherheit???

Fazit, es wird immer notwendig sein mindestens bestimmte Papiere, sei es, dass sie von Brisanz sind oder ein original von Nöten ist, in papierform aufzuheben.

Schreibt mir doch mal Eure Erfahrungen, ihr Verfechter des papierlosen Büros.